KULON PROGO-DINKUKM. Arsip itu penting...!! Mengapa penting, karena arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip bisa berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat berbentuk audio, video dan digital.

Sedangkan kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Terkait dengan pentingnya arsip dan bagaimana cara pengarsipan, pada Senin (1/2) bertempat di Ruang Rapat Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah Kabupaten Kulon Progo telah dilaksanakan Sosialisasi Kearsipan dari Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo.

Hadir pada sosialisasi tersebut, Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan (Drs. R. Agus Santosa, MA) yang didampingi oleh Kabid Kearsipan (M. Etik Dwi Wulanjari, S.IP, M.Si), Arsiparis Madya (Sri Rahayu Yustina S.IP, MM), Arsiparis Muda (Kandar Abadi, SH), dan 3 (tiga) THL Kearsipan. Diterima langsung oleh Kepala Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah (Dra. Sri Harmintarti, MM) yang didampingi oleh Sekretaris (Rr. Ch. Tri Subekti Widayati, SH.,MM), Kabid Kelembagaan Dan Pengawasan (Drs. Junihardi Tri Sarjono), Kabid Pemberdayaan (Muh Ihsan, SH, MM), Kabid Permodalan (Drs. Sri Wahyuniarto, MA), seluruh Kepala Seksi dan segenap petugas arsip.

Pada sambutannya, Drs. R. Agus Santosa, MA menyampaikan bahwa arsip sangatlah penting untuk sebuah organisasi, apalagi bagi sebuah Dinas dan Pemerintah. “Sebuah negara yang maju, pastilah memiliki perpustakaan dan arsip yang baik”, kata Drs. R. Agus Santosa, MA. Arsip hendaknya bisa dikelola dengan baik, apabila memang sudah terlalu lama, arsip bisa dilakukan penyusutan dan penghapusan kalau memang sudah dinilai tidak ada kegunaannya.

Disampaikan pula bahwa kendala saat ini yang dihadapi oleh Dinas Perpuatakaan Dan Kearspan adalah depo arsip. Sehingga penataan arsip masih menggunakan tempat di masing-masing OPD, dan diharapkan kedepan ada depo yang mampu menyimpan arsip dari berbagai instansi di Kabupaten Kulon Progo. Arsip tidak secara serta merta bisa dijual kalau sudah dianggap tidak ada gunanya atau sudah dianggap terlalu lama. Namun arsip harus dipilah, sehingga apabila ada arsip yang masih memiliki nilai dan kegunaan agar tetap diarsipkan sesuai dengan aturan, tandas Drs. R. Agus Santosa, MA.

Dra. Sri Harmintarti, MM menyampaikan ucapan terima kasih atas kehadiran Drs. R. Agus Santosa, MA bersama dengan para ahli arsip di Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah untuk melaksanakan Sosialisasi Kearsipan. Dengan kegiatan tersebut Dra. Sri Harmintarti, MM berharap arsip yang dikelola oleh Sekretariat, masing-masing Bidang, semua Sub Bagian dan Seksi bisa lebih tertata dan mudah dicari apabila dibutuhkan. “Di era digital ini dirasa ada hal yang rancu tentang kearsipan. Untuk itu nanti agar disampaikan bagaimana menata arsip dengan baik dan benar”, kata Dra. Sri Harmintarti, MM.

Selanjutnya dalam sosialisasi yang disampaikan oleh Etik Dwi Wulanjari, S.IP, M.Si, bahwa arsip inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, jadi maksudnya arsip ini tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja, dan digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan alasan lainnya.

“Sedangkan penataan arsip inaktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip inaktif melalui proses identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip dan pembuatan jalan masuk”. jelas Etik Dwi Wulanjari, S.IP, M.Si.

Disampaikan juga bahwa penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan (Sekretaris/Subag TU). Penyelamatan dan Pelestarian Arsip, dapat terwujud jika:

1. Adanya komitmen dari pimpinan Lembaga/Organisasi/Unit Kerja
2. Dilakukan gerakan penataan arsip pada setiap Unit Pengolah. (1 Jam nata arsip).

Adapun langkah-langkah Penataan Arsip Inaktif :

1. Pemilahan
2. Pengelompokan
3. Pembuatan daftar arsip
4. Pembungkusan dan penomoran arsip
5. Penataan arsip dalam Boks
6. Pelabelan
7. Penataan boks dalam roll opack/ rak

Dijelaskan pula bahwa Langkah Parktis Penataan Arsip:

Persiapan :

1. Arsip yang ada di UP disiapkan
2. Menyiapkan Komputer/ Laptop
3. Membuat Format Daftar Arsip (Excell)

Pelaksanaan :

1. Arsip dibuka dikelompokkan dan langsung dipilah
2. Arsip yang  telah dipilah langsung dientry dalam form DA
3. Pembungkusan arsip dan pemberian nomor definitif
4. Menyimpan dalam Boks dan pelebelan Boks Arsip

Dengan dilaksanakannya sosialisasi tentang kearsipan tersebut diharapkan bisa memberikan pemahaman yang lebih baik bagi karyawan pada Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah, sehingga ketika ada arsip yang dibutuhkan akan mudah dan cepat didapatkan. Selain itu juga mampu memberikan kemanfaatan yang lebih besar dalam keberhasilan kinerja, baik dari pembuat arsip sampai pada keberhasilan di masing-masing OPD dan Pemerintah Daerah dalam melaksanakan program-program kegiatan, dalam upaya untuk memajukan dan menyejahterakan kehidupan masyarakat Kabupaten Kulon Progo.